ОПШТЕ ОБАВЕШТЕЊЕ О ОБРАДИ ПОДАТАКА О ЛИЧНОСТИ

КУЛТУРНО-УМЕТНИЧКО ДРУШТВО „АБРАШЕВИЋ“ БЕОГРАД, са седиштем у Београду, ул. Ресавска 76, матични број: 07050453, ПИБ: 100268184, (у даљем тексту: „Друштво” или „Руковалац“) основано 1905. године ради очувања, афирмисања и надградње народног стваралаштва, које има својство Руковаоца у смислу дефиниције из члана 2 став 1 тачка 8) Закона о заштити података о личности (,,Службени гласникʻʻ, број 87/2018, у даљем тексту: „ЗЗПЛ“), поштује важеће законодавство и обезбеђује да се подаци о личности сакупљају и обрађују у одређене сврхе, поштује принцип минимизације података и осигурава да се лични подаци чувају само у временском периоду потребном за постизање сврхе за коју су прикупљени, поштујући то да се подаци о личности обрађују искључиво у легитимне сврхе, да су прецизни и актуелни, да се обрађују у складу са одговарајућим правним основом, те да су заштићени од било каквог неовлашћеног или нелегалног приступа од стране интерних или екстерних лица.

Имајући наведено у виду, Руковалац овим путем обавештава учесника у својим активностима и пројектима, запослене и на други начин ангажована лица, као и евентуално друга лица чији се подаци прикупљају, о свим битним аспектима прикупљања и обраде њихових података о личности.

1. Шта је податак о личности?

Податак о личности је сваки податак који се односи на физичко лице и идентификује то лице, непосредно или посредно, а посебно на основу ознаке идентитета, као што је име и идентификациони број, података о локацији, идентификатора у електронским комуникационим мрежама или једног, односно више обележја његовог физичког, физиолошког, генетског, менталног, економског, културног и друштвеног идентитета.

Посебне врсте података о личности су подаци који откривају расно или етничко порекло, политичко мишљење, верско или филозофско уверење или чланство у синдикату, као и генетски подаци, биометријски подаци у циљу јединствене идентификације лица, подаци о здравственом стању или подаци о сексуалном животу или сексуалној оријентацији физичког лица.

2. Од кога прикупљамо податке о личности?

Руковалац може прикупљати и обрађивати податке о личности који се тичу:

1. Запослених лица, лица која су ангажована ван радног односа или радно ангажована по другом правном основу, као и бивших запослених (у даљем тексту: „Запослени“);
2. Кандидата за посао или кандидата за друге функције у Друштву;
3. Лица која представљају контакте у компанијама које су пословни партнери Руковаоца (у даљем тексту: „Пословни партнери“);
4. Лица који учествују у некој од секција или ансамбала друштва или лица која се пошаљу пријаву за учествовање у некој од секција друштва путем контакт форме на веб адреси upis@abrasevicbeograd.rs (у даљем тексту: „Чланови“);
5. Родитеља/старатеља (законских заступника) малолетних лица која учествују у некој од секција или ансамбала друштва (у даљем тексту „Родитељи“);
6. Учесници школа, курсева, течаја, програма, пројеката, кампања и сл. које организује Руковалац (у даљем тексту: „Учесници“);
7. Физичког изгледа било којих лица који притупају у просторије Друштва путем видео надзора, што је дефинисано посебним Правилником о видео надзору (у даљем тексту: „Посетиоци“);

У даљем тексту заједнички означени као „лица чији се подаци обрађују“.

3. Које податке о личности прикупљамо и обрађујемо?

Руковалац може прикупљати и обрађивати податке о личности само у мери у којој је то неопходно за обављање његове пословне делатности, односно у мери у којој је то неопходно да и се остварила сврха обраде.

Уобичајено се ради о минималном сету података који су неопходни за остваривање конкретне сврхе, и то:

  • од запослених, Руковалац прикупља и обрађује: податке који су прописани важећим законом који уређује област рада, евиденције у области рада, као и законима који уређују социјалну и здравствену заштиту, а таква обрада је неопходна у циљу поштовања правних обавеза руковаоца у смислу члана 12 став 1 тачка 3) ЗЗПЛ;

  • од кандидата за посао или кандидата за друге функције у Друштву, поред основних контакт података (име и презиме, контакт телефон и е-мејл адреса), Руковалац прикупља и податке о стручној спреми и квалификацијама, као и друге податке које о себи то лице подели, а таква обрада се врши на основу информисаног пристанка у смислу члана 12 став 1 тачка 1) ЗЗПЛ. У случају да кандидат за посао буде ангажован, даља обрада његових или њених података се врши као за категорију “Запослени”;

  • од пословних партнера прикупљају се основни контакт подаци: име и презиме, контакт телефон и е-мејл адреса, а у случају контакт лица у правним лицима и назив правног лица које представљају, те позиција тих лица у том правном лицу, а таква обрада се врши ради испуњења уговорних обавеза и остваривања права по основу конкретног уговора, закључења уговора или предузимања претходних радњи ради закључења уговора на захтев лица на које се подаци односе (у смислу члана 12 став 1 тачка 2) ЗЗПЛ);

  • од чланова прикупљају и обрађују (таква обрада се врши ради испуњавања правних обавеза Друштва као Руковаоца, укључујући али се не ограничавајући на испуњавање обавеза из закона који уређују пословање Друштва као удружења у складу са чланом 19 став 5 Закона о удружењима, али увек у мери у којој је то предвиђено законом уз примену општих начела обраде, све у смислу члана 12 став 1 тачка 3) ЗЗПЛ). За потребе коришћења записа лика који представља податак о личности ова категорија лица може оптирати да пружи сагласност за коришћење материјала насталих у току учешћа у уметничким програмима Руковаоца за продукцију промотивног материјала Руковаоца што значи да се за ове потребе обрада података о личности врши на основу информисаног пристанка у смислу члана 12 став 1 тачка 1) и 15 ЗЗПЛ.;

- основни идентификациони подаци (име и презиме, датум рођења, број личне карте или пасоша, потпис);
- контакт подаци (адреса, контакт телефон и е-мејл адреса, подаци о налозима на друштвеним мрежама);
- претходно уметничко искуство;
- запис лика;

  • од родитеља се прикупљају и обрађују (таква обрада се врши ради испуњавања правних обавеза Друштва као Руковаоца, укључујући али се не ограничавајући на испуњавање обавеза из закона који уређују пословање Друштва као удружења у складу са чланом 19 став 5 Закона о удружењима, али увек у мери у којој је то предвиђено законом уз примену општих начела обраде, све у смислу члана 12 став 1 тачка 3) ЗЗПЛ, као и за потребе давања сагласности за евиденцију и учешће малолетних лица чији је родитељ законски заступник у уметничком раду у секцијама Друштва. За потребе коришћења записа лика малолетног лица чији је родитељ законски заступник који представља податак о личности ова категорија лица може оптирати да пружи сагласност за коришћење материјала насталих у току учешћа малолетног лица у уметничким програмима Руковаоца за продукцију промотивног материјала Руковаоца што значи да се за ове потребе обрада података о личности врши на основу информисаног пристанка у смислу члана 12 став 1 тачка 1) и 15 ЗЗПЛ.;

- основни идентификациони подаци (име и презиме, број личне карте или пасоша, потпис);
- контакт подаци (адреса, контакт телефон и е-мејл адреса);
- запис лика малолетног лица;

  • од учесника се прикупљају и обрађују (таква обрада се врши на основу информисаног пристанка лица на које се подаци односе, у смислу члана 12 став 1 тачка 1) и 15 ЗЗПЛ):

- основни идентификациони подаци (име и презиме, датум рођења, број личне карте или пасоша);
- контакт подаци (адреса, контакт телефон и имејл адреса, подаци о налозима на друштвеним мрежама);
- запис лика;

  • од посетилаца се прикупља и обрађује снимак лика путем видео-надзора (таква обрада се врши на основу одредбе члана 12 став 1 тачка 4) ЗЗПЛ – заштита животно важних интереса лица на које се подаци односе, или другог физичког лица, као и члан 12 став 1 тачка 6) ЗЗПЛ – остваривање легитимних интереса Руковаоца и трећих лица (заштита и безбедност чланова Друштва, закупаца просторија у власништву друштва, корисника услуга закупаца просторија Друштва, заштита имовине Друштва, његових чланова, закупаца просторија Друштва и трећих лица)

4. Како се прикупљају подаци о личности?

Податке о личности Руковалац прикупља или директно од лица чији се подаци обрађују или преко њихових послодаваца, сауговарача, пословних партнера, законских заступника (родитеља или старатеља) или где је применљиво, осталих трећих лица. Када не прибавља податке директно од лица на које се подаци односе, Руковалац се претходно информише о томе да ли је лице које уступа податке овлашћено да те податке проследи Руковаоцу. Лице које уступа податке, дужно је да лица на која се подаци односе информише о свим битним аспектима обраде, у складу са чланом 24 ЗЗПЛ, односно да та лица упути да се упознају са овим Обавештењем.

5. Шта је правни основ прикупљања?

Руковалац обраду података о личности може вршити:

1) на основу информисаног пристанка лица чији се подаци прикупљају (у смислу члана 15 ЗЗПЛ);
2) ради испуњења уговорних обавеза и остваривања права по основу конкретног уговора, закључења уговора или предузимања претходних радњи ради закључења уговора на захтев лица на које се подаци односе (у смислу члана 12 став 1 тачка 2) ЗЗПЛ);
3) ради испуњавања правних обавеза Друштва као Руковаоца (укључујући али се не ограничавајући на испуњавање обавеза из закона који уређују евиденције из области рада, радне односе, социјалну заштиту, пословање Друштва као удружења у складу са чланом 19 став 5 Закона о удружењима), али увек у мери у којој је то предвиђено законом уз примену општих начела обраде (све у смислу члана 12 став 1 тачка 3) ЗЗПЛ);
4) ради обављања послова у јавном интересу или извршења законом прописаних овлашћења руковаоца (у смислу члана 12 став 1 тачка 5) ЗЗПЛ);
5) ради остваривања легитимног претежног интереса Друштво, или треће стране, и то ако интерес Друштво претеже у односу на интересе лица чији се подаци прикупљају (у смислу члана 12 став 1 тачка 6) ЗЗПЛ).

Правни основ зависи од категорије лица на које се подаци односе (видети правни основ за сваку категорију лица у тачки 3 овог Обавештења) и од конкретне сврхе обраде (видети тачку 5). Руковалац не врши обраду посебних врсти података о личности.

5. Која је сврха обраде података о личности?

Руковалац податке о личности, у зависности од њихове врсте и категорије лица чији се подаци обрађују, прикупља и обрађује ради:

  • извршења законских обавеза Руковаоца, укључујући али не ограничавајући се на законске обавезе које уређују област рада, евиденције у области рада, као и законима који уређују социјалну и здравствену заштиту, закона који регулише уређење удружења као правне форме организовања у које спада Руковалац;

  • закључења и извршења уговора или предузимања припремних радњи за закључење уговора на захтев лица чији се подаци обрађују;
  • креирања списка чланова Друштва који учествују у његовим ансамблима и секцијама;

  • креирање списка учесника школа, курсева, течаја, програма, пројеката, кампања и сл. које организује Руковалац ради њиховог потенцијалног учешћа на њима;

  • учешћа на конкретним догађајима у оквиру пројеката, програма, кампања и сл, који су организовани или подржани од Руковаоца;

  • обавештавања лица чији се подаци обрађују о текућим и планираним планираним догађајима, програма, пројеката, кампања и сл. којима се остварује сврха постојања Руковаоца као удружења која се односи на остваривање циљева у области едукације грађана и развоја уметничког аматеризма;

6. Како се чувају подаци о личности и које мере заштите се примењују?

Податке о личности Руковалац похрањује и чува у својим интерним електронским евиденцијама у односу на које примењује све неопходне организационе, техничке и кадровске мере заштите у складу са захтевима важећег ЗЗПЛ, укључујући и:

  • контролу физичког приступа систему где су похрањени Лични подаци;

  • електронску контролу приступа подацима (кориснички налог и шифра);

  • контролу преноса података;

  • контролу уноса података;

  • контролу доступности података;

  • остале мере информационе безбедности које су неопходне за заштиту података о личности.

7. Која права имају лице чији се подаци обрађују?

Лице чији се подаци обрађују има следећа права:
1) право да добије информације о обради, под условима одређеним чл. 23 и 24 ЗЗПЛ;
2) право да од Руковаоца затражи приступ подацима о личности, под условима одређеним чланом 26 ЗЗПЛ;
3) право да затражи исправку, допуну или брисање података о личности, као и ограничавање обраде, под условима одређеним чл. 29, 30, 31 и 33 ЗЗПЛ;
4) право на преносивост података, под условима одређеним чланом 36 ЗЗПЛ;
5) право да приговори обради, под условима одређеним чл. 37-39 ЗЗПЛ;
6) право подношења притужбе Поверенику за приступ информацијама од јавног значаја и заштиту података о личности (у даљем тексту: Повереник), право на судску заштиту, као и право на накнаду доказане штете у случају незаконите обраде (чл. 82, 84 и 86 ЗЗПЛ),
7) друга права гарантована важећим ЗЗПЛ.

Лице чији се подаци обрађују, захтев за остваривање права из овог члана остварује слањем захтева на е-маил адресу: office@abrasevicbeograd.rs или слањем захтева Друштву на адресу Ресавска 76, Београд, уз назнаку „захтев за остваривање права у вези са обрадом података о личности”.

Руковалац ће у односу на остваривање његових/њених права пружити лицу чији су подаци прикупљени сву неопходну помоћ, а све у складу са условима и на начин прописан важећим ЗЗПЛ.

8. Ко поред Руковаоца може имати приступ подацима?

Руковалац личне податке може достављати и трећим лицима, од којих су неки обрађивачи, а неки примаоци података. Обрађивач у смислу члана 4 став 1 тачка 9) ЗЗПЛ је физичко или правно лице, односно орган власти који обрађује податке о личности у име руковаоца, док је прималац података корисник тих података физичко или правно лице, односно орган власти коме су подаци о личности откривени, без обзира да ли се ради о трећој страни или не.

Категорије лица која могу имати приступ личним подацима:

  • запослени и на други начин ангажована лица код Руковаоца;
  • донатори који финансирају програме које Руковалац спроводи;
  • партнерске организације или сарадници на појединачним програмима;
  • ИТ компаније који одржавају информационе системе Руковаоца;
  • државни органи Републике Србије или других држава у случају реализације гостовања;
  • књиговодствене агенције које пружају услуге Руковаоцу.

Податке о личности Друштво може износити другим обрађивачима (на пример ИТ компанијама која одржава информационе системе у којима су похрањени подаци о личности), који имају седиште у земљама Европског економског простора (ЕЕА), а све у оквиру дозвољене сврхе и на основу одговарајућег правног основа, уз примену адекватних мера заштите и пружених одговарајућих информација лицима на које се подаци односе.

Изношење података које врши Друштво се сматра „преносом на основу примереног нивоа заштите” (у складу са чланом 64 ЗЗПЛ), без потребе прибављања посебног одобрења од Повереника. Овакав пренос по самом закону постоји за државе чланице Конвенције Савета Европе о заштити лица у односу на аутоматску обраду личних података (Конвенције СЕ 108), државе ЕУ, и државе или територије за које је ЕУ утврдила да постоји одговарајући степен заштите (одлука о адекватности Европске комисије). Комплетну листу земаља за које је Европска комисија утврдила да остварују адекватан ниво заштите налази се на линку: https://bit.ly/2ptnJMz, док се списак чланица Конвенције Савета Европе о заштити лица у односу на аутоматску обраду личних података (Конвенције СЕ 108) налази на следећем линку: https://bit.ly/2JPrMPr. Одлука о Листи држава, делова њихових територија или једног или више сектора одређених делатности у тим државама и међународних организација у којима се сматра да је обезбеђен примерени ниво заштите података о личности, коју је донео Повереник, може се пронаћи на следећем линку: https://bit.ly/2RGmatf.

Сви обрађивачи закључују посебне уговоре којима се регулишу сви битни аспекти обраде података о личности као и мере заштите. Руковалац у сваком случају остаје одговоран за примену одговарајућих мера заштите.

Изузетно, подаци о личности се могу достављати и надлежним државним органима, уколико је то законска обавеза Руковаоца, и то само у мери у којој је то неопходно за остваривање конкретне законске обавезе.

9. Рок чувања података о личности.

Подаци се чувају у периоду у којем је неопходно да се изврши конкретна сврха. У односу на посебне категорије лица чији се подаци обрађују:

1) У случају да су подаци о личности прикупљени на основу претходно прибављене сагласности, подаци се бришу или анонимизирају без одлагања у року не дужем од 10 дана од повлачења сагласности, односно до исцрпљења конкретне сврхе,.
2) Подаци који се обрађују на основу закљученог уговора, чувају се у року од 5 година од дана извршења уговора, односно престанка важења уговора (општи рок за застарелост потраживања у складу са законом који уређује облигационе односе) или дуже, уколико је дужи рок прописан законом;
3) Подаци који се обрађују ради испуњавања правних обавеза Друштва као Руковаоца и пословања Друштва као удружења се чувају све док конкретна лица имају својство члана Друштва и бришу се 6 месеци по престанку чланства;
4) Подаци о личности запослених и лица ангажованих по другом правном основу се чувају трајно у складу са обавезама из закона који уређује евиденције у области рада.
5) Евиденција о кандидатима за заснивање радног односа чувају се до завршетка поступка селекције запослених и бришу се месец дана по завршетку истог.
6) Након завршетка поступка селекције подаци о кандидатима се чувају само ако кандидат који је обавештен о томе пристане у смислу члана 12 става 1 тачке 1) ЗЗПЛ да се његови подаци чувају у сврху остваривања контакта у случају будуће потребе за запослењем у периоду од 6 месеци.

7) Запис видео надзора чува се 30 дана, а након истека тог рока брише се аутоматски, осим у изузетним случајевима када постоји легитимни интерес Друштво да се чувају у дужем периоду (угрожена безбедност, имовина Друштва), а који изузетни случајеви су прописани интерним актом Друштва о видео-надзору.

Након истека прописаних рокова (где је примењиво), подаци се бришу или чине непрепознатљивим (анонимизирају).

10. Интернет страница www.abrasevicbeograd.rs

Руковалац је усвојио посебну Политику приватности која се односи на обраду података о личности путем интернет странице www.abrasevicbeograd.rs. Додатно, Руковалац обрађује и користи тзв. колачиће (Cookies) на које се примењује посебна Политика колачића објављена на интернет страници Друштва www.abrasevicbeograd.rs.

Колачићи представљају податке који се складиште на рачунару (или другом уређају) корисника интернет странице (посетиоца интернет странице) и који омогућавају праћење и анализу корисничког понашања на интернет страници.

Сходно члану 126 став 3 Закона о електронским комуникацијама коришћење Колачића је дозвољено, под условом да је кориснику дато јасно и потпуно обавештење о сврси прикупљања и обраде података у складу са законом који уређује заштиту података о личности, и под условом да му је пружена прилика да такву обраду одбије.

11. Посебна обавештења о обради

Полазећи од специфичности сврхе коју би прикупљање и обрада података требало да оствари и у односу на правни основ, Руковалац ће, по потреби, у односу на такве обраде, претходно обавестити лица на која се подаци односе о свим њеним специфичностима (Посебно обавештење). На такву обраду ће се примењивати ово Обавештење и Посебно обавештење.

12 Додатне информације о обради података о личности

Сва додатна питања у вези са обрадом података о личности, укључујући ту и начин остваривања права лица чији се подаци обрађују, могу се упутити на е-мејл адресу: office@abrasevicbeograd.rs. Руковалац ће на све упите одговорити најкасније у року од 15 радних дана.

13 Ступање на снагу и измене Обавештења

Ово Обавештење ступа на снагу дана 01.09.2021. године. Ово Обавештење се може периодично ажурирати, али тако да се достигнути ниво заштите приватности неће умањивати. Све евентуалне измене ступају на снагу даном њиховог објављивања на интернет страници Руковаоца.